Hlavní výhody
Pasportizace
Modul „Pasportizace“ slouží jako technická evidence objektů – především budov a pozemků. Systém se snaží v sobě integrovat všechna dostupná data z různých zdrojů – vlastní data, data katastru nemovitostí, data účetní evidence majetku a dalších zdrojů. Cílem je komplexní pohled na evidované objekty, jejich efektivní správa a podpora rozhodování v manažerských procesech.
Budovy a pozemky
Budovy a pozemky, souhrnně nazývané „objekty“, jsou základní evidencí systému. Hlavní snahou je soustředit na jednom místě veškeré dostupné údaje, a to jak údaje přímo vznikající v systémech Benefit 2000 PLUS, tak i údaje vznikající v jiných systémech uvnitř i vně společnosti. Na kartě objektu se všechny tyto informace setkávají tak, aby nabídly uživateli maximum informací důležitých pro správu, či jako podporu pro jiná zásadní rozhodnutí týkající se objektu. Vše je spojeno v jeden logický celek, který dává kompletní a přehledný popis objektu a všech jeho aspektů. Jednotlivé objekty a jejich návazné evidence jsou mezi sebou propojeny a dávají tak přehled vztahů mezi objekty. Poskytují tak informace například o parcelách, na kterých se daná budova nachází, o instalovaných technologiích, o dodavatelských službách vztahujících se k danému objektu.
- Karta objektu obsahuje následující skupiny údajů:
- Základní údaje – název, inventární číslo, popis,...
- Katastrální údaje – katastrální území, číslo listu vlastnictví, parcelní číslo, výměra,...
- Účetní data – aktualizovaná ze SAP – pořizovací cena, datum aktivace, oprávky,...
- Související objekty – evidence vázaných objektů
- Stavebně technický popis
- Evidence služeb
- Soupis ploch v objektu
- Soupis technologií v objektu
- Fotografie objektu
Plochy a jejich využití
Evidence ploch si klade za cíl inventarizovat všechny plochy (kancelářské i ostatní) užívané společností a optimalizovat jejich využití. Každá plocha nese sebou základní informace (výměra, kapacita, počty telefonních a PC přípojek apod.). Každá plocha v systému je jednoznačně identifikována pomocí tzv. kódu umístění.
Optimální využití ploch uvnitř společnosti je jednou ze základních vnitro-firemních optimalizací nákladů. Subsystém Pasportizace eviduje přesně to, jak jsou jednotlivé plochy využívány jednotlivými uživateli a útvary. Naopak z pohledu uživatele plochy je velmi snadné zjistit, které všechny plochy využívá.
Katastr nemovitostí
Katastr nemovitostí (KN) je jedním ze základních informačních zdrojů pro subsystém Pasportizace. Jeho důležitost je umocněna povinností útvaru Facility Managementu synchronizovat vlastní majetkové evidence s Katastrem nemovitostí.
V okamžiku rozhodování o objektu ovlivňující vnější vztahy s ostatními subjekty je velmi žádoucí zpracovat také informace z katastru nemovitostí. Informace o spoluvlastnících, či věcných břemenech mohou mít v těchto případech zásadní charakter.
Katastr nemovitostí v České Republice nabízí jako jeden ze svých produktů souhrnná data v elektronické podobě. Subsystém Pasportizace dokáže tato data zpracovat a porovnat s aktuální evidencí. Rozdíly, které jsou detekovány, slouží jako základ v procesech modifikací vlastních dat, nebo jako podklad pro zahájení řízení s Katastrem nemovitostí.
Grafická reprezentace objektů
Kromě popisných dat jednotlivých objektů obsahuje subsystém Pasportizace nástroje pro práci s grafickými daty. Modul InfoCAD umožňuje připojit k objektu jeho grafické vyjádření zpracované systémy CAD/CAM. Systém umožňuje plné propojení grafických a popisných dat i zpětnou vizualizaci popisných dat v grafické předloze. Tímto způsobem není problém uživatelským dotazem vyznačit a barevně odlišit plochy jednotlivých typů, způsobů údržby či obsazenosti apod.
Úroveň podrobnosti grafických informací je vhodné zvolit vzhledem k jejich vypovídací hodnotě a hlavně ceně údržby. Vypovídací schopnost těchto informací je velmi vysoká. Obzvláště v případě nenadálých událostí uživatelé ocení například grafickou reprezentaci umístění technologií, nebo požární techniky.
Doprava
Systém „Doprava“ zajišťuje technickou evidenci vozidel ve společnosti. Eviduje jednotlivé jízdy, statisticky je vyhodnocuje, sleduje spotřebu paliv a dalších nákladů spojených s provozem vozidel. Porovnání nákladů a výnosů vozidel s ohledem na jejich vytížení dává základní přehled o rentabilitě provozu vozidel.
Vozidla
Karta vozidla shromažďuje všechny dostupné údaje o vozidle. Kombinuje údaje vzniklé opisem technického průkazu vozidla s údaji z účetního systému.
Součástí karty vozidla je vozový sešit. Vozový sešit udržuje všechny informace o prováděných kontrolách či technických zásazích. Ve spolupráci se systémovou nástěnkou upozorňuje příslušné dispečery o nutnosti provést další kontroly (STK, kontrola emisí, výměna oleje apod.) a to podle více kritérií – většinou čas a ujeté kilometry.
Jízdy a ostatní výkony
Výnosová strana je u vozidel tvořena především jejich jízdami (ujeté km) a dalšími výkony (motohodiny, dny pronájmu). Porovnáním s náklady importovanými z účetního systému se získává základní přehled rentability.
Subsystém Doprava dokáže korektně sledovat i vozidla s více motory a více nádržemi.
Půjčovna vozidel
Vozidla, která jsou učena pro půjčovnu vozidel, fungují ve zvláštním režimu. Zaměstnanci pomocí aplikace VST (aplikace pro vnitropodnikový trh) zadají objednávku požadované kategorie vozidla, která je následně přenesena do systému Doprava. Dispečer přidělí konkrétní vozidlo, které je pak rezervováno.
HelpDesk nemovitostí
Základní nástroj odběratelů služeb FM pro oznamování poruch, nedostatků či jiných návrhů na změnu či modifikaci dodávaných služeb. Aplikace je přístupná všem zaměstnancům prostřednictvím firemního intranetu či internetu. Aplikace komunikuje se zadavatelem požadavku pomocí elektronické pošty, s pracovníky FM navíc ještě pomocí systémové nástěnky modulu Pasportizace.
Aplikace funguje zcela samostatně, není nutné žádné distribuční centrum požadavků. Požadavky jsou směrovány na řešitele automaticky na základě definovaného workflow a na základě rozdělení kompetencí při správě jednotlivých objektů.
Požadavky/incidenty
Každý nově vzniklý požadavek (incident) je ihned distribuován osobám odpovědným za správu daného objektu. Není nutné žádné distribuční centrum pro nasměrování požadavku na řešitele. Pokud daný pracovník nereaguje do předem stanovené lhůty, je požadavek postoupen dalším pracovníkům na základě definovaného workflow zpracování požadavku.
Celý průběh zpracování je zaznamenáván v deníku zpracování požadavku a slouží zadavateli požadavku k monitorování činností, které se s požadavkem dějí. Deník je také základem výstupních statistik zpracování požadavků, které indikují, jak FM dokáže rychle reagovat na požadavky různých typů.
Požadavky jsou kategorizovány podle nastavených kritérií. Prvotní kategorizaci zadává již zadavatel požadavku. Řešitelé dále zpřesňují tento údaj. Zařazení kategorie je důležité pro výstupní statistiky, pro možnost odlišení jednotlivých typů incidentů jejich rozsahu a důležitosti.
Zpracování požadavku – workflow
Zpracování požadavků se děje na základě uživatelsky definovaného workflow zpracování. Pokud původní řešitel nereaguje na vzniklý požadavek ve stanovené lhůtě, je požadavek předán další definované osobě – obě strany jsou o tom informovány.
Rezervace zdrojů
Aplikace přístupná všem zaměstnancům prostřednictvím firemního intranetu. Pomocí ní mohou zaměstnanci vytvářet on-line rezervace dostupných veřejných i neveřejných zdrojů (zasedací místnosti, automobily, dočasné kanceláře apod.).
Zdroje
Zdrojem může být cokoliv (místnost, služba, vozidlo …), co je možné v daném časovém úseku rezervovat pro využití daným uživatelem. Zdroje jsou definovány pracovníky FM. Způsob a pravidla rezervace závisí výhradně na definici zdroje. Cílem je možnost definovat nové typy zdrojů, bez nutnosti zásahu do aplikační logiky systému.
Ke každému zdroji je možné definovat tzv. závislé zdroje, které je možné rezervovat jen v případě rezervace zdroje hlavního. Hojně je této možnosti využito pro rezervaci občerstvení při rezervaci zasedacích místností.
- Rozdělovat zdroje do skupin
- Definovat časovou dostupnost zdroje (dny v týdnu, hodiny v rámci dne)
- Definovat správce zdroje, který může být automaticky informován v případě rezervace, zrušení apod.
- Nastavit oprávnění přístupu ke zdroji pro jednotlivé uživatele
Rezervace zdrojů
Proces rezervace je závislý na definici zdroje, který je rezervován. Rezervace probíhají on-line, uživateli je vždy přehlednou formou zobrazena dostupnost daného zdroje.
Po potvrzení rezervace jsou rozeslány notifikace všem osobám definovaným u daného zdroje. Tyto osoby případně zajistí dodávku služeb souvisejících s rezervací zdroje. Je též možné zavést zdroje s omezeným přístupem a definovat jeho správce. Ten pak má možnost přidělovat přístup pro jednotlivé pracovníky – často použité například pro zdroje dostupné v rámci jednoho útvaru apod.
Další možností je zavedení opakovaných rezervací pro pravidelně se opakující akce.
Pro koho je benefit určen
Proč Benefit+
Vývoj
na míru
25 let
zkušeností
Odborné
poradenství
Komplexní
řešení
Pracovníci Benefitu CZ jsou autory a tvůrci IS benefit 2000 PLUS. Firma Benefit CZ je držitelem zdrojových kódů a licencí vývojových prostředí. Tyto skutečnosti umožňují dopracování dalších speciálních zákaznických modulů a jejich plné začlenění do jádra IS benefit 2000 PLUS v krátké době a za minimálních nákladů zákazníka. Rovněž je možné vytvořit aplikaci pro zákazníka dle jeho požadavků.