Rezervace zdrojů

Systém rezervace zdrojů je aplikace přístupná všem zaměstnancům prostřednictvím firemního intranetu. Pomocí ní mohou zaměstnanci vytvářet on-line rezervace dostupných veřejných i neveřejných zdrojů (zasedací místnosti, automobily, dočasné kanceláře apod.).

Zdroje

Zdrojem může být cokoliv (místnost, služba, vozidlo …), co je možné v daném časovém úseku rezervovat pro využití daným uživatelem. Zdroje jsou definovány pracovníky FM. Způsob a pravidla rezervace závisí výhradně na definici zdroje. Cílem je možnost definovat nové typy zdrojů, bez nutnosti zásahu do aplikační logiky systému.

Ke každému zdroji je možné definovat tzv. závislé zdroje, které je možné rezervovat jen v případě rezervace zdroje hlavního. Hojně je této možnosti využito pro rezervaci občerstvení při rezervaci zasedacích místností.

Při definici zdroje je možné:

  • Rozělovat zdroje do skupin
  • Definovat časovou dostupnost zdroje (dny v týdnu, hodiny v rámci dne)
  • Definovat správce zdroje, který může být automaticky informován v případě rezervace, zrušení apod.
  • Nastavit oprávnění přístupu ke zdroji pro jednotlivé uživatele

Rezervace zdrojů

Proces rezervace je závislý na definici zdroje, který je rezervován. Rezervace probíhají on-line, uživateli je vždy přehlednou formou zobrazena dostupnost daného zdroje.

Po potvrzení rezervace jsou rozeslány notifikace všem osobám definovaným u daného zdroje. Tyto osoby případně zajistí dodávku služeb souvisejících s rezervací zdroje. Je též možné zavést zdroje s omezeným přístupem a definovat jeho správce. Ten pak má možnost přidělovat přístup pro jednotlivé pracovníky – často použité například pro zdroje dostupné v rámci jednoho útvaru apod. 

Další možností je zavedení opakovaných rezervací pro pravidelně se opakující akce.