Pasportizace

Modul „Pasportizace“ slouží jako technická evidence objektů – především budov a pozemků. Systém se snaží v sobě integrovat všechna dostupná data z různých zdrojů – vlastní data, data katastru nemovitostí, data účetní evidence majetku a dalších zdrojů. Cílem je komplexní pohled na evidované objekty, jejich efektivní správa a podpora rozhodování v manažerských procesech.

Budovy a pozemky

Budovy a pozemky, souhrnně nazývané „objekty“, jsou základní evidencí systému. Hlavní snahou je soustředit na jednom místě veškeré dostupné údaje, a to jak údaje přímo vznikající v systémech Benefit 2000 PLUS, tak i údaje vznikající v jiných systémech uvnitř i vně společnosti. Na kartě objektu se všechny tyto informace setkávají tak, aby nabídly uživateli maximum informací  důležitých pro správu, či jako podporu pro jiná zásadní rozhodnutí týkající se objektu.  Vše je spojeno v jeden logický celek, který dává kompletní a přehledný popis objektu a všech jeho aspektů.  

Jednotlivé objekty a jejich návazné evidence jsou mezi sebou propojeny a dávají tak přehled vztahů mezi objekty. Poskytují tak informace například o parcelách, na kterých se daná budova nachází, o instalovaných technologiích, o dodavatelských službách vztahujících se k danému objektu. 

Karta objektu obsahuje následující skupiny údajů: 

  • Základní údaje – název, inventární číslo, popis …
  • Katastrální údaje – katastrální území, číslo listu vlastnictví, parcelní číslo, výměra …
  • Účetní data – aktualizovaná ze SAP – pořizovací cena, datum aktivace, oprávky ….
  • Související objekty – evidence vázaných objektů
  • Stavebně technický popis
  • Evidence služeb
  • Soupis ploch v objektu
  • Soupis technologií v objektu
  • Fotografie objektu

Plochy a jejich využití

Evidence ploch si klade za cíl inventarizovat všechny plochy (kancelářské i ostatní) užívané společností a optimalizovat jejich využití. Každá plocha nese sebou základní informace (výměra, kapacita, počty telefonních a PC přípojek apod.). Každá plocha v systému je jednoznačně identifikována pomocí tzv. kódu umístění.

Optimální využití ploch uvnitř společnosti je jednou ze základních vnitro-firemních optimalizací nákladů. Subsystém Pasportizace eviduje přesně to, jak jsou jednotlivé plochy využívány jednotlivými uživateli a útvary. Naopak z pohledu uživatele plochy je velmi snadné zjistit, které všechny plochy využívá.

Katastr nemovitostí

Katastr nemovitostí (KN) je jedním ze základních informačních zdrojů pro subsystém Pasportizace. Jeho důležitost je umocněna povinností útvaru Facility Managementu synchronizovat vlastní majetkové evidence s Katastrem nemovitostí.  

V okamžiku rozhodování o objektu ovlivňující vnější vztahy s ostatními subjekty je velmi žádoucí zpracovat také informace z katastru nemovitostí. Informace o spoluvlastnících, či věcných břemenech mohou mít v těchto případech zásadní charakter.

Katastr nemovitostí v České Republice nabízí jako jeden ze svých produktů souhrnná data v elektronické podobě. Subsystém Pasportizace dokáže tato data zpracovat a porovnat s aktuální evidencí. Rozdíly, které jsou detekovány, slouží jako základ v procesech modifikací vlastních dat, nebo jako podklad pro zahájení řízení s Katastrem nemovitostí.

Grafická reprezentace objektů

Kromě popisných dat jednotlivých objektů obsahuje subsystém Pasportizace nástroje pro práci s grafickými daty. Modul InfoCAD umožňuje připojit k objektu jeho grafické vyjádření zpracované systémy CAD/CAM. Systém umožňuje plné propojení grafických a popisných dat i zpětnou vizualizaci popisných dat v grafické předloze. Tímto způsobem není problém uživatelským dotazem vyznačit a barevně odlišit plochy jednotlivých typů, způsobů údržby či obsazenosti apod. 

Úroveň podrobnosti grafických informací je vhodné zvolit vzhledem k jejich vypovídací hodnotě a hlavně ceně údržby. Vypovídací schopnost těchto informací je velmi vysoká. Obzvláště v případě nenadálých událostí uživatelé ocení například grafickou reprezentaci umístění technologií, nebo požární techniky.